Wichtige Dokumente beim Immobilienverkauf: Die vollständige Checkliste

Ein erfolgreicher Immobilienverkauf beginnt nicht erst mit der Veröffentlichung des Exposés. Bevor Fotos erstellt, Besichtigungen durchgeführt oder Kaufpreisverhandlungen geführt werden, sollten Eigentümer die wichtigsten Dokumente zusammentragen.

Vollständige und nachvollziehbare Unterlagen schaffen Vertrauen, beantworten frühzeitig die Fragen der Kaufinteressenten und erleichtern die Finanzierungsprüfung. Fehlen dagegen wesentliche Dokumente, kann sich der Verkauf verzögern – insbesondere dann, wenn eine finanzierende Bank zusätzliche Nachweise verlangt oder Angaben zur Immobilie nicht eindeutig belegt werden können.

Welche Unterlagen tatsächlich benötigt werden, hängt von der Immobilienart und der persönlichen Situation ab. Für ein Einfamilienhaus gelten teilweise andere Anforderungen als für eine Eigentumswohnung. Auch bei vermieteten, geerbten oder noch finanzierten Immobilien werden zusätzliche Dokumente benötigt.

Diese Checkliste zeigt Ihnen, welche Unterlagen Sie für den Immobilienverkauf vorbereiten sollten und wo Sie diese erhalten.

Das Wichtigste in Kürze

Zu den wichtigsten Dokumenten beim Immobilienverkauf gehören in der Regel:

• ein aktueller Grundbuchauszug,
• Flurkarte oder Lageplan,
• Grundrisse und Bauzeichnungen,
• eine Wohn- und Nutzflächenberechnung,
• der Energieausweis,
• Nachweise über Modernisierungen,
• Informationen zu bestehenden Grundschulden,
• Gebäudeversicherungsunterlagen,
• gegebenenfalls Mietverträge,
• und bei Eigentumswohnungen die Unterlagen der Eigentümergemeinschaft.

Nicht jede Unterlage ist bei jedem Verkauf gesetzlich vorgeschrieben. Einige Dokumente sind für die Vermarktung wichtig, andere werden für die Finanzierungsprüfung oder die Vorbereitung des notariellen Kaufvertrages benötigt.

Der Kaufvertrag selbst muss notariell beurkundet werden. Das gilt für Verträge, durch die sich eine Partei zur Übertragung oder zum Erwerb eines Grundstücks oder einer Immobilie verpflichtet.

Checkliste: Diese Unterlagen benötigen Sie beim Immobilienverkauf

Dokument	Haus	Wohnung	Vermietete Immobilie
Grundbuchauszug	✓	✓	✓
Flurkarte oder Lageplan	✓	teilweise	✓
Bauzeichnungen und Grundrisse	✓	✓	✓
Wohnflächenberechnung	✓	✓	✓
Energieausweis	✓	✓	✓
Baubeschreibung	✓	✓	✓
Nachweise über Modernisierungen	✓	✓	✓
Grundsteuerbescheid	✓	✓	✓
Gebäudeversicherungsnachweis	✓	über Verwaltung	über Verwaltung
Teilungserklärung	–	✓	✓
Gemeinschaftsordnung	–	✓	✓
Wirtschaftsplan	–	✓	✓
Jahresabrechnungen	–	✓	✓
Protokolle der Eigentümerversammlungen	–	✓	✓
Nachweis zur Instandhaltungsrücklage	–	✓	✓
Mietvertrag	–	–	✓
Nebenkostenabrechnungen	–	–	✓
Nachweise zur Mietkaution	–	–	✓
Löschungsbewilligung der Bank	falls erforderlich	falls erforderlich	falls erforderlich
Erbnachweis	bei Erbschaft	bei Erbschaft	bei Erbschaft

Die konkrete Zusammenstellung sollte immer auf die jeweilige Immobilie abgestimmt werden. Bei älteren Gebäuden, Anbauten, Wohnflächenerweiterungen, bestehenden Wohnrechten oder ungeklärten Eigentumsverhältnissen können zusätzliche Nachweise erforderlich werden.

1. Aktueller Grundbuchauszug

Der Grundbuchauszug gehört zu den wichtigsten Dokumenten beim Immobilienverkauf. Er zeigt unter anderem:

• wer als Eigentümer eingetragen ist,
• welche Grundstücke oder Miteigentumsanteile zur Immobilie gehören,
• ob Wegerechte, Wohnrechte oder Nießbrauchrechte bestehen,
• und ob Grundschulden oder andere Belastungen eingetragen sind.

Ein Grundbuchauszug wird nicht an jede beliebige Person herausgegeben. Eigentümer, Miteigentümer und Personen mit einem nachgewiesenen berechtigten Interesse können ihn beim zuständigen Grundbuchamt beantragen.

Für die Vermarktung reicht zunächst meist eine gut lesbare Kopie. Für die notarielle Abwicklung prüft der Notar die aktuelle Grundbuchsituation und beschafft beziehungsweise kontrolliert die für den rechtssicheren und lastenfreien Erwerb erforderlichen Unterlagen.

Wo erhalten Sie den Grundbuchauszug?

Den Grundbuchauszug erhalten Eigentümer beim zuständigen Grundbuchamt. In Bayern ist dieses grundsätzlich beim jeweiligen Amtsgericht angesiedelt.

Für den Antrag werden meist benötigt:

• Angaben zur Immobilie,
• Grundbuchblatt oder Gemarkung, falls bekannt,
• ein Identitätsnachweis,
• und gegebenenfalls eine Eigentümervollmacht.

Vorsicht ist bei kostenpflichtigen Online-Diensten geboten, die lediglich Anträge weiterleiten und dafür zusätzliche Gebühren verlangen. Der direkte Antrag beim zuständigen Grundbuchamt ist regelmäßig der sicherste Weg.

2. Flurkarte oder amtlicher Lageplan

Die Flurkarte zeigt das Grundstück, seine Grenzen, die Flurstücksnummer und die umliegende Bebauung. Sie hilft Kaufinteressenten dabei, die Lage und den Zuschnitt des Grundstücks einzuordnen.

Besonders bei Einfamilienhäusern, Mehrfamilienhäusern und Grundstücken ist die Flurkarte ein wichtiger Bestandteil der Verkaufsunterlagen.

Sie wird häufig benötigt, um folgende Fragen zu beantworten:

• Wo verlaufen die Grundstücksgrenzen?
• Welche Gebäude stehen auf dem Grundstück?
• Gibt es mehrere Flurstücke?
• Wie ist das Grundstück erschlossen?
• Bestehen Zufahrten über benachbarte Grundstücke?

Die Flurkarte kann beim zuständigen Vermessungsamt beziehungsweise über die jeweiligen Geoportale und Katasterbehörden bezogen werden.

3. Grundrisse und Bauzeichnungen

Grundrisse sind für Kaufinteressenten besonders wichtig. Sie zeigen die Raumaufteilung und helfen dabei, die Nutzungsmöglichkeiten der Immobilie zu verstehen.

Zu den möglichen Bauunterlagen gehören:

• Grundrisse der einzelnen Geschosse,
• Schnittzeichnungen,
• Ansichten des Gebäudes,
• Bauantragsunterlagen,
• Baugenehmigung,
• Baubeschreibung,
• Entwässerungspläne,
• Statikunterlagen,
• und Nachweise über spätere An- oder Umbauten.

Die vorhandenen Grundrisse sollten mit dem tatsächlichen Zustand der Immobilie übereinstimmen. Wurde beispielsweise ein Dachgeschoss ausgebaut, eine Wand entfernt oder eine Garage in Wohnraum umgewandelt, muss geprüft werden, ob die bauliche Veränderung genehmigt wurde.

Fehlende Bauunterlagen können häufig aus der Bauakte bei der zuständigen Stadt oder Gemeinde beschafft werden. Die Einsichtnahme ist in der Regel dem Eigentümer oder einer bevollmächtigten Person möglich.

4. Wohn- und Nutzflächenberechnung

Die Angabe der Wohnfläche beeinflusst den Marktwert und die Kaufentscheidung erheblich. Eigentümer sollten sich deshalb nicht ausschließlich auf alte Immobilienanzeigen, Grundsteuerunterlagen oder ungeprüfte Angaben verlassen.

Das Grundbuch enthält keine verlässlichen Angaben zur Wohnungsgröße. Auch das Amtsgericht München weist ausdrücklich darauf hin, dass die Wohnfläche nicht im Grundbuch geführt wird.

Als Nachweise können unter anderem dienen:

• eine vorhandene Wohnflächenberechnung,
• Baupläne mit Flächenangaben,
• eine Architektenberechnung,
• eine Berechnung nach der Wohnflächenverordnung,
• oder ein aktuelles Aufmaß.

Bei ausgebauten Dachgeschossen, Terrassen, Balkonen, Wintergärten und Räumen mit Dachschrägen sollte die Flächenberechnung besonders sorgfältig geprüft werden.

Weichen die tatsächlichen Flächen deutlich von den bisherigen Unterlagen ab, sollte dies vor der Vermarktung geklärt werden.

5. Energieausweis

Der Energieausweis gehört bei den meisten Immobilienverkäufen zu den gesetzlich relevanten Unterlagen.

Potenzielle Käufer müssen die Möglichkeit erhalten, den Energieausweis einzusehen. Spätestens auf Aufforderung ist er vorzulegen. Nach Abschluss des Kaufvertrages muss der Verkäufer oder der beauftragte Immobilienmakler dem Käufer den Energieausweis oder eine Kopie übergeben.

Ein Energieausweis ist grundsätzlich zehn Jahre gültig.

Verbrauchsausweis oder Bedarfsausweis?

Es gibt zwei Arten von Energieausweisen:

Verbrauchsausweis:
Er basiert im Wesentlichen auf dem dokumentierten Energieverbrauch der Bewohner.

Bedarfsausweis:
Er bewertet den theoretischen Energiebedarf auf Grundlage der Gebäudeeigenschaften und der vorhandenen Anlagentechnik.

Welche Variante zulässig ist, hängt unter anderem von der Gebäudeart, dem Baujahr und der Anzahl der Wohneinheiten ab. Energieausweise dürfen nur von entsprechend qualifizierten Personen erstellt werden.

Welche Angaben gehören in die Immobilienanzeige?

Liegt ein gültiger Energieausweis vor, müssen bestimmte energetische Angaben bereits in der Immobilienanzeige genannt werden. Dazu können je nach Ausweisart unter anderem gehören:

• Art des Energieausweises,
• Endenergiebedarf oder Endenergieverbrauch,
• wesentlicher Energieträger der Heizung,
• Baujahr des Gebäudes,
• und Energieeffizienzklasse.

Die konkreten Pflichtangaben ergeben sich aus § 87 Gebäudeenergiegesetz.

6. Baubeschreibung und Ausstattungsnachweise

Die Baubeschreibung enthält Informationen zur Bauweise und ursprünglichen Ausstattung der Immobilie.

Dazu können gehören:

• Baujahr,
• verwendete Baustoffe,
• Dachkonstruktion,
• Fassadengestaltung,
• Fenster,
• Heizungsanlage,
• Bodenbeläge,
• Sanitärausstattung,
• Dämmung,
• Kellerkonstruktion,
• und technische Anlagen.

Vor allem bei neueren Immobilien oder umfangreich modernisierten Gebäuden helfen solche Unterlagen dabei, die Qualität der Immobilie nachvollziehbar darzustellen.

Fehlt eine vollständige Baubeschreibung, können Eigentümer die wichtigsten Merkmale anhand vorhandener Rechnungen, Bauunterlagen und eigener Informationen zusammenstellen.

7. Nachweise über Modernisierungen und Sanierungen

Modernisierungen können den Wert und die Vermarktbarkeit einer Immobilie erhöhen. Käufer möchten jedoch meist nachvollziehen können, wann und in welchem Umfang Maßnahmen durchgeführt wurden.

Sinnvolle Nachweise sind beispielsweise:

• Handwerkerrechnungen,
• Garantie- und Gewährleistungsunterlagen,
• Fotos vor und nach der Maßnahme,
• Rechnungen zur Heizungsanlage,
• Nachweise über neue Fenster,
• Unterlagen zur Dachdämmung,
• Rechnungen für eine Fassadensanierung,
• Belege zur Badsanierung,
• Wartungsverträge,
• und Genehmigungen für Umbauten.

Statt lediglich von einer „komplett sanierten Immobilie“ zu sprechen, sollten Eigentümer die einzelnen Maßnahmen mit Jahresangaben aufführen.

Beispiel:

• Heizungsanlage erneuert: 2021
• Fenster ausgetauscht: 2018
• Dach neu eingedeckt und gedämmt: 2016
• Badezimmer modernisiert: 2023

So können Kaufinteressenten den Zustand wesentlich besser einordnen.

8. Gebäudeversicherung und laufende Nebenkosten

Für die finanzielle Planung benötigen Kaufinteressenten Informationen über die laufenden Kosten der Immobilie.

Dazu gehören beispielsweise:

• Grundsteuerbescheid,
• Wohngebäudeversicherung,
• Heizkostenabrechnungen,
• Strom- und Wasserverbrauch,
• Müllgebühren,
• Abwassergebühren,
• Wartungskosten,
• Schornsteinfegerrechnungen,
• und sonstige wiederkehrende Kosten.

Die Unterlagen sollten möglichst aktuell und vollständig sein. Ein einzelner besonders niedriger oder hoher Verbrauchswert ist nicht immer aussagekräftig. Mehrere Abrechnungsjahre ermöglichen eine bessere Einordnung.

9. Unterlagen zu bestehenden Grundschulden

Wurde die Immobilie finanziert, ist häufig noch eine Grundschuld im Grundbuch eingetragen. Das kann auch dann der Fall sein, wenn der Kredit bereits vollständig zurückgezahlt wurde.

Eine eingetragene Grundschuld verschwindet nicht automatisch mit der letzten Darlehensrate. Soll sie gelöscht werden, werden regelmäßig eine Löschungsbewilligung der Bank und bei einer Briefgrundschuld der originale Grundschuldbrief benötigt.

Für den Verkauf können daher folgende Unterlagen wichtig sein:

• aktuelle Restschuldmitteilung,
• Kontaktdaten der finanzierenden Bank,
• Darlehensnummer,
• Löschungsbewilligung,
• Grundschuldbrief, sofern vorhanden,
• und eine Berechnung der möglichen Vorfälligkeitsentschädigung.

Liegen die Löschungsunterlagen noch nicht vor, kann der Notar regelmäßig mit deren Einholung beauftragt werden. Weitere Unterlagen wie Vorkaufsrechtsverzichtserklärungen oder Löschungsunterlagen werden im Rahmen der Vertragsabwicklung häufig ebenfalls über das Notariat beschafft.

Warum sollte der Grundschuldbrief frühzeitig gesucht werden?

Ist eine Briefgrundschuld eingetragen und der originale Grundschuldbrief nicht mehr auffindbar, kann die Löschung erheblich aufwendiger werden.

Der Grundschuldbrief sollte deshalb möglichst früh gesucht und sicher verwahrt werden. Für die Löschung einer Briefgrundschuld ist das Original grundsätzlich erforderlich.

10. Unterlagen bei einer Eigentumswohnung

Beim Verkauf einer Eigentumswohnung reicht es nicht aus, nur die Wohnung selbst zu dokumentieren. Der Käufer wird zugleich Mitglied der Wohnungseigentümergemeinschaft.

Deshalb benötigt er Informationen über:

• das Gemeinschaftseigentum,
• die finanzielle Situation der Gemeinschaft,
• geplante Sanierungen,
• bestehende Beschlüsse,
• und mögliche Sonderumlagen.

Die Teilungserklärung ist dabei besonders wichtig. Sie regelt unter anderem, welche Bereiche zum Sonder- oder Gemeinschaftseigentum gehören und wie bestimmte Kosten innerhalb der Eigentümergemeinschaft verteilt werden. Kaufinteressenten sollten sie vor der Beurkundung erhalten und prüfen können.

Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung

Die Teilungserklärung zeigt unter anderem:

• welcher Miteigentumsanteil zur Wohnung gehört,
• welche Räume Sondereigentum sind,
• ob Keller, Stellplätze oder Gartenflächen zugeordnet wurden,
• welche Sondernutzungsrechte bestehen,
• und wie die Kosten verteilt werden.

Auch Abweichungen zwischen der tatsächlichen Bauausführung und der Teilungserklärung sollten vor dem Verkauf geprüft werden. Für die rechtliche Zuordnung der Eigentumsbereiche ist die Teilungserklärung von zentraler Bedeutung.

Wirtschaftsplan und Jahresabrechnungen

Der aktuelle Wirtschaftsplan zeigt die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Wohnungseigentümergemeinschaft sowie die Hausgeldvorauszahlungen.

Zusätzlich sollten Eigentümer bereitstellen:

• die letzten Jahresabrechnungen,
• den aktuellen Vermögensbericht,
• den Stand der Erhaltungsrücklage,
• und Informationen über offene Forderungen.

Das Wohnungseigentumsgesetz sieht unter anderem Beschlüsse über Kostenvorschüsse, Rücklagen und die Jahresabrechnung vor.

Protokolle der Eigentümerversammlungen

Die Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen können wichtige Hinweise geben auf:

• geplante Dach- oder Fassadensanierungen,
• den Austausch der Heizungsanlage,
• Aufzugsmodernisierungen,
• Streitigkeiten innerhalb der Gemeinschaft,
• laufende Gerichtsverfahren,
• und mögliche Sonderumlagen.

Verkäufer sollten bekannte und für den Kauf wesentliche Sanierungsmaßnahmen oder beschlossene Sonderumlagen nicht verschweigen. Auch Notar.de weist darauf hin, dass geplante Modernisierungs- und Sanierungsmaßnahmen sowie daraus mögliche Sonderumlagen für Käufer relevant sind.

Verwalterzustimmung

In bestimmten Teilungserklärungen ist geregelt, dass der Verkauf einer Eigentumswohnung der Zustimmung des Verwalters oder eines Dritten bedarf.

Eine solche Veräußerungsbeschränkung kann nach § 12 WEG vereinbart werden. Die Zustimmung darf grundsätzlich nur aus wichtigem Grund versagt werden.

Ob eine Verwalterzustimmung benötigt wird, ergibt sich regelmäßig aus dem Grundbuch und der Teilungserklärung.

11. Unterlagen bei einer vermieteten Immobilie

Bei einer vermieteten Immobilie übernimmt der Käufer grundsätzlich das bestehende Mietverhältnis. Der Grundsatz „Kauf bricht nicht Miete“ bedeutet, dass der Erwerber in die Rechte und Pflichten des bisherigen Vermieters eintritt.

Deshalb sollten folgende Dokumente vollständig vorliegen:

• unterschriebener Mietvertrag,
• sämtliche Nachträge zum Mietvertrag,
• Übergabeprotokoll,
• aktuelle Miethöhe,
• Nachweise über Mieterhöhungen,
• Nebenkostenabrechnungen,
• Betriebskostenaufstellung,
• Nachweis über Mietzahlungen,
• Dokumentation möglicher Mietrückstände,
• und Unterlagen zur Mietkaution.

Auch die Rechte und Pflichten aus einer geleisteten Mietsicherheit gehen grundsätzlich auf den Erwerber über.

Datenschutzrechtlich sensible Unterlagen sollten Kaufinteressenten nicht ungeprüft vollständig überlassen werden. Persönliche Daten können zunächst geschwärzt oder erst in einem fortgeschrittenen Verkaufsstadium bereitgestellt werden.

12. Unterlagen bei einer geerbten Immobilie

Bei einer geerbten Immobilie muss zunächst eindeutig feststehen, wer zum Verkauf berechtigt ist.

Als Erbnachweis können je nach Situation dienen:

• Erbschein,
• notarielles Testament mit Eröffnungsprotokoll,
• Erbvertrag mit Eröffnungsprotokoll,
• oder ein europäisches Nachlasszeugnis.

Existiert ein notarielles Testament oder ein Erbvertrag, ist ein zusätzlicher Erbschein häufig nicht erforderlich. Das eröffnete notarielle Testament beziehungsweise der Erbvertrag kann zusammen mit dem gerichtlichen Eröffnungsprotokoll als Erbnachweis dienen.

Bei einer Erbengemeinschaft müssen grundsätzlich alle verkaufsberechtigten Miterben an der Veräußerung mitwirken oder wirksame Vollmachten erteilen. Über den Nachlass kann eine Erbengemeinschaft grundsätzlich nur gemeinschaftlich verfügen.

Zusätzlich sollten geklärt werden:

• Ist das Grundbuch bereits berichtigt?
• Gibt es mehrere Erben?
• Bestehen Vermächtnisse oder Auflagen?
• Liegt eine Testamentsvollstreckung vor?
• Gibt es minderjährige Miterben?
• Wurde die Erbschaft wirksam angenommen?
• Bestehen Nachlassverbindlichkeiten?

13. Vollmachten und Vertretungsnachweise

Nicht immer kann der eingetragene Eigentümer persönlich am Verkauf mitwirken.

Eine Vollmacht kann beispielsweise notwendig sein, wenn:

• ein Eigentümer dauerhaft im Ausland lebt,
• ein Miteigentümer nicht am Notartermin teilnehmen kann,
• ein Angehöriger aufgrund von Krankheit vertreten wird,
• ein Betreuer handelt,
• oder ein Testamentsvollstrecker den Verkauf übernimmt.

Für Grundstücksgeschäfte gelten besondere formale Anforderungen. Eine einfache, selbst geschriebene Vollmacht ist nicht in jeder Situation ausreichend.

Soll ein Bevollmächtigter den Immobilienverkauf vollständig abwickeln, sollte die Vollmacht vorab vom beauftragten Notariat geprüft werden. Eine entsprechend ausgestaltete Vorsorge- oder Verkaufsvollmacht kann die notwendige rechtliche Grundlage für die Vertretung schaffen.

14. Informationen über bekannte Mängel

Eigentümer sollten bekannte wesentliche Mängel nicht verschweigen.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Feuchtigkeit oder Schimmel,
• undichte Dächer,
• Altlasten,
• Asbest,
• Hausschwamm,
• frühere Wasserschäden,
• nicht genehmigte Umbauten,
• wiederkehrende Probleme mit der Heizung,
• Schädlingsbefall,
• oder erhebliche Nachbarschaftskonflikte.

Ein allgemeiner Gewährleistungsausschluss im Kaufvertrag schützt den Verkäufer nicht, wenn ein wesentlicher Mangel arglistig verschwiegen wurde. Verkäufer müssen den Käufer über Umstände informieren, die für dessen Kaufentscheidung von wesentlicher Bedeutung sind.

Bekannte Mängel sollten deshalb:

1. klar beschrieben,
2. mit vorhandenen Gutachten und Rechnungen belegt,
3. dem Notar mitgeteilt,
4. und im Kaufvertrag nachvollziehbar dokumentiert werden.

Auch bereits beseitigte erhebliche Schäden können aufklärungspflichtig sein. Eine dokumentierte Information des Käufers kann später helfen nachzuweisen, dass der Sachverhalt offengelegt wurde.

Welche Dokumente benötigt der Notar?

Für die Vorbereitung des Kaufvertrages benötigt das Notariat je nach Fall unter anderem:

• Namen, Anschriften und Geburtsdaten der Vertragsparteien,
• Steueridentifikationsnummern,
• Angaben zum Familienstand,
• Grundbuchdaten,
• Kaufpreis,
• Übergabetermin,
• Informationen zu mitverkauftem Inventar,
• Angaben zu bestehenden Mietverhältnissen,
• Daten der finanzierenden Banken,
• Informationen zu eingetragenen Grundschulden,
• Löschungsunterlagen,
• Erbnachweise,
• Vollmachten,
• und gegebenenfalls die Verwalterzustimmung.

Der Notar prüft die Grundbuchsituation, erstellt den Kaufvertragsentwurf und koordiniert nach der Beurkundung die rechtliche Abwicklung. Dazu gehören regelmäßig die Eigentumsübertragungsvormerkung, die Lastenfreistellung und die Einholung weiterer erforderlicher Genehmigungen oder Erklärungen.

Wo erhalten Eigentümer fehlende Dokumente?

Dokument	Mögliche Anlaufstelle
Grundbuchauszug	Grundbuchamt beim zuständigen Amtsgericht
Flurkarte	Vermessungsamt oder Katasterbehörde
Bauakte	Bauamt der Stadt oder Gemeinde
Grundrisse	Eigene Unterlagen, Bauamt, Architekt
Wohnflächenberechnung	Architekt, Sachverständiger oder Aufmaßdienstleister
Energieausweis	Qualifizierter Energieberater oder Aussteller
Grundsteuerbescheid	Finanzamt oder Kommune
Teilungserklärung	Eigene Unterlagen, Grundbuchamt, Hausverwaltung
Wirtschaftsplan und Abrechnungen	Hausverwaltung
Versammlungsprotokolle	Hausverwaltung
Löschungsbewilligung	Finanzierende Bank
Grundschuldbrief	Eigene Unterlagen oder finanzierende Bank
Erbschein	Nachlassgericht oder Notar
Baulastenauskunft	Zuständige Bauaufsichtsbehörde
Mietunterlagen	Eigene Vermieterunterlagen oder Hausverwaltung

Eigentümer sollten mit der Beschaffung möglichst früh beginnen. Gerade alte Bauakten, fehlende Grundschuldbriefe, ungeklärte Erbfolgen oder widersprüchliche Wohnflächen können mehr Zeit beanspruchen.

Welche Unterlagen sollten Interessenten erhalten?

Nicht jedes Dokument sollte sofort öffentlich zugänglich gemacht werden.

H3: Bereits mit dem Exposé oder vor der Besichtigung

Sinnvoll sind insbesondere:

• aussagekräftige Grundrisse,
• Wohn- und Grundstücksfläche,
• Energiekennwerte,
• Baujahr,
• wesentliche Ausstattungsmerkmale,
• Angaben zu Modernisierungen,
• Hausgeld bei Eigentumswohnungen,
• und Informationen zum Mietverhältnis bei Kapitalanlagen.

H3: Nach ernsthaftem Kaufinteresse

In einem geschützten Datenraum können beispielsweise bereitgestellt werden:

• Grundbuchauszug,
• Flurkarte,
• Wohnflächenberechnung,
• Baubeschreibung,
• Teilungserklärung,
• Jahresabrechnungen,
• Wirtschaftsplan,
• Versammlungsprotokolle,
• Mietvertrag,
• und Sanierungsnachweise.

Personenbezogene Daten, Kontoverbindungen und nicht benötigte private Informationen sollten vor der Weitergabe geschwärzt werden.

Vor dem Notartermin

Spätestens vor der Beurkundung sollten alle kaufentscheidenden Informationen offengelegt und offene Fragen geklärt sein.

Insbesondere wesentliche Mängel, bestehende Rechte, geplante Sonderumlagen oder Abweichungen zwischen Unterlagen und tatsächlichem Zustand sollten nicht erst beim Notartermin angesprochen werden.

Häufige Fehler bei den Verkaufsunterlagen

Veraltete Grundrisse

Umbauten wurden vorgenommen, aber die Grundrisse zeigen weiterhin den ursprünglichen Zustand.

Ungeprüfte Wohnflächenangaben

Flächen werden aus einer alten Anzeige übernommen, obwohl nicht bekannt ist, wie sie berechnet wurden.

Fehlender Energieausweis

Die Immobilie wird veröffentlicht, obwohl noch kein gültiger Energieausweis vorliegt.

Unvollständige WEG-Unterlagen

Teilungserklärung, Rücklagenstand oder Versammlungsprotokolle werden erst nach mehreren Besichtigungen angefordert.

Fehlende Modernisierungsnachweise

Sanierungen werden im Exposé beworben, können aber weder zeitlich noch inhaltlich belegt werden.

Bekannte Mängel werden nicht dokumentiert

Probleme werden nur mündlich erwähnt oder vollständig verschwiegen.

Die Löschungsunterlagen werden zu spät geprüft

Erst kurz vor dem Notartermin stellt sich heraus, dass eine Grundschuld eingetragen und der erforderliche Grundschuldbrief nicht auffindbar ist.

Warum vollständige Dokumente den Verkauf verbessern

Gut aufbereitete Unterlagen bringen mehrere Vorteile:

• Interessenten können die Immobilie besser beurteilen.
• Fragen werden frühzeitig beantwortet.
• Finanzierende Banken erhalten schneller die benötigten Nachweise.
• Widersprüche werden vor den Kaufpreisverhandlungen erkannt.
• Der Notar kann den Vertrag gezielter vorbereiten.
• Das Risiko späterer Missverständnisse sinkt.
• Die Immobilie wirkt professionell vorbereitet.

Vollständige Unterlagen ersetzen keine gute Vermarktungsstrategie. Sie bilden aber das Fundament dafür, dass ein Käufer seine Entscheidung nachvollziehbar und auf einer belastbaren Informationsgrundlage treffen kann.

Fazit: Unterlagen zuerst, Vermarktung danach

Die Vorbereitung eines Immobilienverkaufs sollte nicht mit der Immobilienanzeige beginnen, sondern mit der Prüfung der Unterlagen.

Zu den wichtigsten Dokumenten gehören:

• Grundbuchauszug,
• Grundrisse,
• Flächenberechnung,
• Energieausweis,
• Bau- und Modernisierungsnachweise,
• Informationen zur Finanzierung,
• sowie je nach Immobilienart weitere Unterlagen.

Bei Eigentumswohnungen kommen insbesondere die Teilungserklärung, der Wirtschaftsplan, die Jahresabrechnungen und die Protokolle der Eigentümerversammlungen hinzu.

Bei vermieteten oder geerbten Immobilien müssen zusätzlich die Mietverhältnisse beziehungsweise die Eigentums- und Vertretungsverhältnisse eindeutig dokumentiert werden.

Je früher fehlende oder widersprüchliche Dokumente erkannt werden, desto besser lässt sich der weitere Verkaufsprozess planen.

Immobilienverkauf in Augsburg: Wir kümmern uns um die Unterlagen

Bei Mein Wohnwert beginnt der Immobilienverkauf mit einer strukturierten Bestandsaufnahme.

Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen:

• welche Dokumente bereits vorhanden sind,
• welche Unterlagen noch benötigt werden,
• wo fehlende Nachweise beschafft werden können,
• ob Angaben und tatsächlicher Zustand übereinstimmen,
• welche Unterlagen Kaufinteressenten benötigen,
• und wie die Immobilie professionell für den Verkauf vorbereitet wird.

So entsteht nicht nur ein vollständiges Exposé, sondern eine belastbare Grundlage für die Vermarktung, die Kaufpreisverhandlung und den Notartermin.

Lassen Sie Ihre Verkaufsunterlagen und Ihre Immobilie unverbindlich einordnen.

Häufige Fragen zu den Dokumenten beim Immobilienverkauf

Welche Unterlagen sind beim Hausverkauf zwingend erforderlich?

Zu den zentralen Unterlagen gehören der Nachweis des Eigentums, Angaben aus dem Grundbuch und regelmäßig ein gültiger Energieausweis. Welche weiteren Dokumente benötigt werden, hängt von der Immobilie, der Finanzierung und der konkreten Vertragsgestaltung ab.

Wie alt darf der Grundbuchauszug sein?

Es gibt für die Vermarktung keine allgemeine gesetzliche Altersgrenze. Der Auszug sollte jedoch möglichst aktuell sein, damit zwischenzeitliche Eintragungen oder Änderungen berücksichtigt werden können. Für die Vertragsvorbereitung prüft das Notariat die aktuelle Grundbuchsituation.

Kann ich eine Immobilie ohne Grundriss verkaufen?

Ein Verkauf ist grundsätzlich auch ohne vorhandenen Grundriss möglich. Für die Vermarktung und Finanzierungsprüfung ist ein nachvollziehbarer Grundriss jedoch sehr hilfreich. Fehlt er, kann er auf Basis vorhandener Baupläne oder eines neuen Aufmaßes erstellt werden.

Wer erstellt die Wohnflächenberechnung?

Eine Wohnflächenberechnung kann beispielsweise von einem Architekten, Bauingenieur, Sachverständigen oder spezialisierten Aufmaßdienstleister erstellt werden.

Brauche ich für eine Eigentumswohnung einen eigenen Energieausweis?

Bei Wohngebäuden wird der Energieausweis grundsätzlich für das gesamte Gebäude und nicht für jede einzelne Wohnung ausgestellt. Eigentümer erhalten ihn in der Regel über die Hausverwaltung.

Woher bekomme ich die Teilungserklärung?

Die Teilungserklärung befindet sich häufig in den eigenen Kaufunterlagen oder bei der Hausverwaltung. Ist sie dort nicht verfügbar, kann eine Abschrift über das Grundbuchamt beziehungsweise die Grundakten beschafft werden.

Welche Protokolle der Eigentümerversammlung werden benötigt?

Kaufinteressenten möchten üblicherweise mehrere aktuelle Versammlungsprotokolle einsehen. Besonders relevant sind Protokolle, in denen Sanierungen, Sonderumlagen, Streitigkeiten oder größere Investitionen behandelt wurden.

Muss ich bekannte Mängel schriftlich offenlegen?

Eine schriftliche und nachvollziehbare Dokumentation ist dringend zu empfehlen. Wesentliche bekannte Mängel dürfen nicht arglistig verschwiegen werden. Die Offenlegung sollte zusätzlich im notariellen Kaufvertrag berücksichtigt werden.

Welche Dokumente benötigt die Bank des Käufers?

Die konkreten Anforderungen unterscheiden sich je nach Bank und Immobilie. Regelmäßig werden Unterlagen zum Grundstück, zu den Flächen, zum Gebäudezustand, zum Energieausweis und bei Eigentumswohnungen zur Eigentümergemeinschaft angefordert.

Wer beschafft die Unterlagen beim Verkauf mit Makler?

Welche Leistungen übernommen werden, hängt vom Maklervertrag ab. Ein professioneller Immobilienmakler unterstützt typischerweise bei der Prüfung, Strukturierung und Beschaffung der Verkaufsunterlagen. Eigentümer müssen dafür gegebenenfalls Vollmachten erteilen.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts-, Steuer- oder Notarberatung. Welche Unterlagen im konkreten Einzelfall erforderlich sind, sollte bei besonderen Eigentums-, Erb-, Finanzierungs- oder Vertretungsverhältnissen individuell geprüft werden.

Stand: Juli 2026